Sistem ERP membantu perusahaan mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu sistem. Pelajari pengertian ERP, cara kerja, jenis, modul, manfaat, serta hal yang perlu dipertimbangkan sebelum menerapkannya.
Semakin besar sebuah perusahaan, semakin banyak pula proses yang harus dikelola. Penjualan, pembelian, persediaan, keuangan, produksi, hingga sumber daya manusia menghasilkan data yang saling berkaitan setiap hari.
Ketika masing-masing bagian menggunakan cara dan sistem yang berbeda, perusahaan dapat mengalami berbagai masalah seperti data yang tidak sinkron, pekerjaan yang berulang, laporan yang terlambat, hingga sulitnya manajemen mendapatkan informasi secara menyeluruh.
Salah satu pendekatan yang digunakan untuk mengatasi masalah tersebut adalah ERP (Enterprise Resource Planning).
ERP memungkinkan berbagai proses bisnis perusahaan dikelola dalam satu sistem yang saling terintegrasi. Dengan demikian, data dari satu proses dapat digunakan oleh proses lainnya tanpa harus selalu dipindahkan atau dicatat kembali secara manual.
Lalu, apa sebenarnya sistem ERP, bagaimana cara kerjanya, dan apa saja yang perlu diketahui perusahaan sebelum menggunakannya?
ERP atau Enterprise Resource Planning adalah sistem yang digunakan untuk mengintegrasikan berbagai proses dan sumber daya perusahaan ke dalam satu platform.
Dalam praktiknya, ERP dapat menghubungkan berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, penjualan, pembelian, persediaan, produksi, sumber daya manusia, hingga layanan pelanggan.
Tujuan utamanya bukan sekadar memindahkan pekerjaan manual ke dalam aplikasi, tetapi membuat data dan proses dari berbagai bagian perusahaan dapat saling terhubung.
Sebagai contoh, ketika tim penjualan membuat pesanan pelanggan, informasi tersebut dapat menjadi bagian dari proses berikutnya seperti pengecekan stok, pengiriman barang, pembuatan faktur, hingga pencatatan transaksi keuangan.
Tanpa sistem terintegrasi, setiap proses tersebut mungkin harus dicatat kembali oleh bagian yang berbeda.
Dengan ERP, proses tersebut dapat berjalan dalam satu alur yang saling terhubung.
Secara sederhana, ERP bekerja dengan mengumpulkan data dari berbagai aktivitas perusahaan ke dalam sistem yang terintegrasi.
Setiap bagian tetap memiliki fungsi dan akses masing-masing, tetapi data yang digunakan berasal dari sistem yang sama.
Sebagai contoh:
Penjualan → Persediaan → Pengiriman → Keuangan
Ketika terjadi transaksi penjualan, sistem dapat memperbarui informasi yang berkaitan dengan stok. Setelah barang dikirim, informasi pengiriman dapat digunakan untuk proses administrasi dan penagihan.
Artinya, satu aktivitas dapat memberikan dampak pada beberapa bagian perusahaan tanpa harus melakukan pencatatan yang sama berulang kali.
Inilah salah satu konsep utama ERP: menghubungkan proses bisnis yang sebelumnya berjalan secara terpisah.
Penggunaan ERP biasanya mulai dipertimbangkan ketika proses bisnis perusahaan sudah semakin kompleks.
Beberapa kondisi yang umum terjadi antara lain:
ERP tidak selalu diperlukan oleh setiap perusahaan. Namun, ketika kompleksitas operasional mulai meningkat, sistem yang terintegrasi dapat membantu perusahaan mengelola proses tersebut dengan lebih terstruktur.
Sistem ERP dapat dibedakan berdasarkan cara sistem tersebut diimplementasikan dan dikelola.
ERP on-premise adalah sistem yang dijalankan pada infrastruktur server milik perusahaan sendiri.
Perusahaan memiliki kontrol yang lebih besar terhadap lingkungan sistem dan pengelolaan datanya. Namun, pendekatan ini juga membutuhkan investasi dan pengelolaan infrastruktur yang lebih besar.
Perusahaan perlu menangani kebutuhan seperti server, keamanan, backup, pemeliharaan, dan pembaruan sistem.
Cloud ERP dijalankan pada infrastruktur cloud dan dapat diakses melalui jaringan internet.
Pendekatan ini memungkinkan perusahaan menggunakan sistem tanpa harus menyediakan dan mengelola seluruh infrastruktur server sendiri.
Cloud ERP banyak digunakan karena lebih fleksibel untuk perusahaan yang membutuhkan akses dari berbagai lokasi atau memiliki beberapa cabang.
Hybrid ERP menggabungkan penggunaan sistem on-premise dengan layanan berbasis cloud.
Pendekatan ini dapat digunakan oleh perusahaan yang ingin mempertahankan sebagian sistem atau data di lingkungan internal sekaligus memanfaatkan fleksibilitas cloud.
Custom ERP adalah sistem ERP yang dikembangkan atau dikustomisasi berdasarkan kebutuhan dan proses bisnis perusahaan tertentu.
Berbeda dengan sistem ERP yang menggunakan alur standar, custom ERP dapat dirancang mengikuti proses operasional yang memang digunakan perusahaan.
Pendekatan ini dapat menjadi pilihan ketika proses bisnis perusahaan memiliki kebutuhan khusus yang sulit dipenuhi oleh sistem standar.
ERP biasanya terdiri dari berbagai modul yang menangani fungsi bisnis tertentu.
Modul tersebut dapat digunakan secara terpisah maupun saling terintegrasi.
Digunakan untuk mengelola transaksi keuangan, jurnal, piutang, hutang, anggaran, hingga laporan keuangan.
Membantu mengelola proses penjualan mulai dari pelanggan, quotation, sales order, hingga transaksi penjualan.
Digunakan untuk mengelola proses pembelian barang atau jasa, mulai dari permintaan pembelian hingga penerimaan barang.
Membantu perusahaan memantau persediaan, perpindahan barang, stok masuk dan keluar, serta kondisi persediaan di berbagai lokasi.
Digunakan untuk mengelola informasi dan proses yang berkaitan dengan karyawan, seperti data pegawai, absensi, cuti, dan proses administrasi lainnya.
Untuk perusahaan manufaktur, modul produksi dapat digunakan untuk mengelola perencanaan produksi, bahan baku, proses produksi, hingga hasil produksi.
Modul CRM membantu perusahaan mengelola informasi pelanggan, prospek, aktivitas penjualan, dan hubungan dengan pelanggan.
Tidak semua perusahaan membutuhkan seluruh modul tersebut. Modul yang digunakan sebaiknya disesuaikan dengan proses dan kebutuhan bisnis.
ERP membantu mengurangi penggunaan data yang tersebar di berbagai file dan aplikasi.
Data dari berbagai bagian dapat dikelola dalam satu sistem sehingga informasi yang digunakan antarbagian lebih konsisten.
Ketika satu data harus dimasukkan berkali-kali oleh beberapa bagian, risiko kesalahan juga meningkat.
ERP dapat membantu mengurangi pencatatan berulang dengan menghubungkan proses yang saling berkaitan.
Manajemen dapat memperoleh informasi mengenai kondisi operasional perusahaan melalui data yang tersedia dalam sistem.
Informasi tersebut dapat digunakan untuk memantau penjualan, persediaan, pembelian, keuangan, maupun aktivitas lainnya sesuai modul yang digunakan.
Data yang sudah tersimpan secara terstruktur dapat digunakan untuk menghasilkan berbagai laporan tanpa harus selalu melakukan rekap dari banyak sumber secara manual.
Karena proses antarbagian saling terhubung, setiap tim dapat bekerja berdasarkan informasi yang lebih konsisten.
Hal ini membantu mengurangi ketergantungan pada pertukaran file atau informasi secara manual.
Informasi operasional yang lebih terstruktur dapat membantu manajemen melihat kondisi perusahaan dan menjadi dasar dalam mengambil keputusan.
ERP bukan pengganti keputusan manajemen, tetapi menyediakan data yang dapat digunakan sebagai salah satu dasar pengambilan keputusan.
Salah satu pertanyaan yang sering muncul ketika perusahaan mulai mempertimbangkan ERP adalah apakah menggunakan sistem ERP yang sudah tersedia atau membangun sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan sendiri.
ERP siap pakai biasanya memiliki modul dan proses standar yang dapat langsung digunakan setelah konfigurasi tertentu.
Sementara itu, custom ERP memberikan ruang yang lebih besar untuk menyesuaikan sistem dengan proses bisnis perusahaan.
Tidak ada satu pilihan yang berlaku untuk semua perusahaan.
Perusahaan perlu mempertimbangkan kompleksitas proses bisnis, kebutuhan integrasi, anggaran, kemampuan tim internal, serta rencana pengembangan sistem dalam jangka panjang.
Jika proses bisnis perusahaan relatif standar, sistem yang sudah tersedia dapat menjadi pilihan yang praktis.
Namun, jika perusahaan memiliki alur kerja khusus, kebutuhan integrasi tertentu, atau proses yang tidak dapat mengikuti sistem standar, pendekatan custom dapat dipertimbangkan.
Implementasi ERP bukan hanya persoalan memilih software.
Perusahaan juga perlu memahami proses bisnis yang sedang berjalan.
Beberapa hal yang dapat dipertimbangkan antara lain:
1. Pahami proses bisnis saat ini
Sebelum membangun atau memilih sistem, petakan terlebih dahulu bagaimana proses berjalan di lapangan.
2. Tentukan masalah yang ingin diselesaikan
ERP sebaiknya dibangun berdasarkan kebutuhan bisnis yang nyata, bukan sekadar karena ingin memiliki banyak fitur.
3. Tentukan prioritas modul
Tidak semua modul harus diterapkan sekaligus. Perusahaan dapat memulai dari proses yang memberikan dampak paling besar.
4. Perhatikan integrasi
ERP mungkin perlu terhubung dengan sistem lain seperti marketplace, payment gateway, aplikasi HR, sistem perpajakan, atau aplikasi internal perusahaan.
5. Siapkan pengguna
Perubahan sistem juga berarti perubahan cara kerja. Karena itu, pengguna perlu mendapatkan pemahaman dan pendampingan selama proses implementasi.
ERP merupakan sistem yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis perusahaan dalam satu lingkungan yang saling terhubung.
Dengan mengintegrasikan data dan proses antarbagian, ERP dapat membantu perusahaan mengurangi pekerjaan berulang, meningkatkan visibilitas operasional, mempermudah pelaporan, dan mendukung koordinasi antarbagian.
Namun, ERP bukan berarti perusahaan harus menggunakan sistem yang sangat besar dan kompleks.
Sistem yang baik justru adalah sistem yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Bagi perusahaan yang memiliki proses operasional khusus, pendekatan custom ERP dapat menjadi salah satu pilihan untuk membangun sistem yang mengikuti cara kerja perusahaan, bukan sebaliknya.
Di Arsytech, kami membantu perusahaan menerjemahkan kebutuhan dan proses bisnis menjadi sistem yang dapat digunakan secara nyata dalam operasional.
Mulai dari pemetaan proses, perancangan sistem, pengembangan, hingga implementasi, sistem dapat dibangun secara bertahap sesuai prioritas perusahaan.
Bagi pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) yang sedang merintis digitalisasi, menggunakan aplikasi siap pakai (off-the-shelf atau S...
Ceritakan alur kerja atau kendala yang sedang Anda hadapi. Kami akan mempelajarinya dan menghubungi Anda dalam 1×24 jam kerja untuk membahasnya lebih lanjut
